Gouvernance partagée

AVANT il y avait un président, un trésorier et un secrétaire + une douzaine de référents + une douzaine de producteurs, qui constituaient le Conseil d’Administration. Ils se réunissaient environ une fois par mois ou tous les 2 mois pour gérer l’intégralité des tâches ci-dessous, prendre toutes les décisions ensemble, ils représentaient l’AMAP,  les amapiens.

A PARTIR DE MAINTENANT nous fonctionnons en cercles. Chaque amapien choisit à quel (s) cercle(s) il participe en adhérant à l’AMAP. Il peut changer de cercle chaque année s’il le souhaite. Chaque cercle gère un certain nombre de tâches. Ils sont autonomes et ont entière responsabilité pour prendre les décisions concernant leur champ d’action.

Chaque cercle gère la fréquence et le contenu de ses réunions. Il est animé par un animateur différent à chaque réunion et un secrétaire différent à chaque réunion (les rôles tournent). Dans chaque cercle il y a une personne « contact » qui change chaque année et qui permet de faire le lien (notamment pour les échanges de mails entre les cercles quand il y a besoin). Chaque cercle à le pouvoir de décision pour ce qui concerne son champ d’action.

Pour permettre une transition simplifiée entre ces deux modes d’organisation, les membres du CA actuels s’engagent à accompagner chaque cercles sur leur première réunion et lorsque leur aide sera sollicitée.

Les 5 cercles de l’AMAP

VALEURS DE L’AMAP

  • Révision de la charte et des statuts de l’AMAP du fait du fonctionnement en gouvernance partagée (à rédiger une fois)
  • Réflexion autour des propositions de nouveaux producteurs pour intégrer notre AMAP (par exemple nous sommes actuellement en réflexion pour intégrer un producteur de fromage de brebis, un autre de beurre et crème fraiche, un autre de miel, et un autre encore de savons aux huiles locales…)
  • Organisation de l’assemblée générale (1 fois par an)
  • Relations publiques : représentation de l’AMAP aux réunions du Centre Social (6 fois par an), auprès de la municipalité lorsque l’on est sollicité occasionnellement…

VIE DE L’ASSOCIATION

  • Animations lors des permanences
  • Organisation des permanences (gestion du planning)
  • Gestion du matériel de l’association (achat, stockage, maintenance : balance, vaisselle, panneaux explicatifs AMAP…)
  • Gestion des animations extérieures (organisation du stand du 1er Mai à Camifolia… sachant que des supports sont déjà fait.)

COMMUNICATION (interne et externe)

  • Affichage au Cercle pointu (affichage permanent pour décrire l’AMAP + autres affichages)
  • Gestion de la boite mail (actualisation de la mailing list, réponse aux messages, transfert des messages aux cercles concernés le cas échéant…)
  • Maintenance du site (actualisation des liens, des reportages sur les paysans, des contrats, des recettes, réponses aux messages, entretien et mises à jour des logiciels…)
  • Publicité  (impression tracts, affiches…+ diffusion)

ACCUEIL ET GESTION

  • Accueil des nouveaux amapiens (livret, message, accueil physique…)
  • Création et gestion des adhésions via les cagnottes en ligne
  • Administrateur du logiciel AMAP J (enregistrement des nouveaux amapiens, mise à jour du fichier adhérents)
  • Lien avec la banque (peu fréquent)
  • Paiement des charges (disposer de la signature pour les chèques : loyer, adhésion centre social, photocopies…)
  • Bilan annuel : clôture des comptes en vue de l’ AG ( nous gérons moins de 1000€)

PRODUCTEURS ET REFERENTS (référent = personne lien entre producteur et amapiens)

  • Préparation des contrats en ligne sur AMAP J + mise en ligne
  • Virements à vérifier,  chèques à vérifier et à remettre aux producteurs
  • Informations à communiquer aux amapiens ponctuellement
  • Mini reportages sur les producteurs, leurs fermes, pour actualiser le site et le faire vivre
  • Organisation de chantiers participatifs, de visites de fermes…
  • Mise à jour du calendrier récapitulatif des distributions
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